تعلّم كيف ‹ 🖥️ كمبيوتر
✉️ كتابة خطاب رسمي في وورد
كيف تكتب خطابًا رسميًا منسقًا في وورد: الأجزاء الأساسية بالترتيب (الترويسة، والتاريخ، والمرسل إليه، والموضوع، والتحية، والمتن، والخاتمة، والتوقيع)، التنسيق والخط والهوامش، الكتابة بالعربية، صيغ جاهزة للمقدمة والختام، المرفقات، الحفظ PDF، والدمج البريدي للخطابات المتعددة.
أجزاء الخطاب الرسمي (بالترتيب)
- الترويسة (الرأس): شعار الجهة واسمها وعنوانها وأرقامها (للخطابات من جهة)، أو اسمك وبياناتك (للشخصية).
- التاريخ والرقم المرجعي (إن وُجد).
- المرسل إليه: الاسم، والمنصب، والجهة، والعنوان.
- الموضوع: سطر واحد واضح («الموضوع: طلب إجازة سنوية»).
- التحية: «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد،».
- المتن: المحتوى في فقرات قصيرة.
- الخاتمة: «وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير».
- التوقيع: الاسم، والمنصب، والتوقيع، والختم (إن وُجد).
- المرفقات (إن وُجدت).
المتن: كيف تكتبه؟
- الفقرة الأولى: الغرض مباشرة («أتقدم لسعادتكم بطلب...»، «إشارة إلى خطابكم رقم... بتاريخ...»).
- الفقرة الثانية: التفاصيل والأسباب.
- الفقرة الأخيرة: المطلوب بوضوح («لذا أرجو التكرم بالموافقة...»).
- جمل قصيرة واضحة، ولغة مهذبة رسمية، بلا عامية ولا أخطاء إملائية.
- صفحة واحدة غالبًا.
صيغ مفيدة
- البداية: «يسرني أن أتقدم لسعادتكم...»، «بالإشارة إلى...»، «أفيد سعادتكم بأن...».
- الطلب: «أرجو التكرم بـ...»، «آمل من سعادتكم التفضل بـ...».
- الختام: «شاكرًا لكم حسن تعاونكم»، «وتفضلوا بقبول فائق الاحترام».
- الألقاب: «سعادة»، «المكرم»، «الأستاذ الفاضل»، «معالي» (حسب المنصب والعرف في بلدك).
التنسيق في وورد
- اتجاه الفقرة: من اليمين لليسار للعربية (الصفحة الرئيسية ← أزرار الاتجاه).
- الخط: واضح رسمي (مثل Traditional Arabic أو Simplified Arabic أو Sakkal Majalla أو Arial)، حجم 14 للمتن العربي تقريبًا.
- المحاذاة: «ضبط» (Justify) للمتن، والتوقيع في جهة (اليسار غالبًا في الخطابات العربية).
- الهوامش: عادية (2.5 سم)، أو أكبر من الأعلى لترويسة مطبوعة.
- المسافات: بين الفقرات (تباعد بعد الفقرة 6–12 نقطة) بدل الأسطر الفارغة الكثيرة.
- الموضوع بخط عريض أو تحته خط.
- الترويسة: في رأس الصفحة (إدراج ← رأس) بالشعار، لتتكرر تلقائيًا.
- التاريخ: الهجري والميلادي معًا في كثير من الجهات.
قالب ثابت
إن كنت تكتب خطابات كثيرة لجهتك: اصنع قالبًا بالترويسة والتنسيق والخاتمة والتوقيع (انظر مقالة قوالب وورد).
الخطابات المتعددة: الدمج البريدي
لإرسال نفس الخطاب لعشرات الأشخاص بأسمائهم: الدمج البريدي مع جدول إكسل بالأسماء والعناوين (تبويب «المراسلات»)؛ يصنع خطابًا مخصصًا لكل شخص تلقائيًا (انظر مقالة الدمج البريدي).
قبل الإرسال
- راجع الاسم والمنصب والتاريخ والأرقام بدقة.
- التدقيق الإملائي.
- احفظه PDF للإرسال الإلكتروني (لا يتغير تنسيقه).
- للطباعة: ورق جيد، وتوقيع بقلم أزرق أو أسود.
- احتفظ بنسخة ورقم صادر.
البريد الإلكتروني الرسمي
إن أرسلته بالبريد: الموضوع واضح في سطر الموضوع، ومتن مختصر مهذب في الرسالة، والخطاب الكامل مرفق PDF.