تعلّم كيف ‹ 🖥️ كمبيوتر
📅 تقويم أوتلوك والاجتماعات
كيف تستخدم تقويم أوتلوك لتنظيم وقتك واجتماعاتك: إنشاء موعد واجتماع ودعوة الحضور، مساعد الجدولة لإيجاد وقت متاح، رابط تيمز للاجتماع، الرد على الدعوات، المواعيد المتكررة والتذكيرات، مشاركة التقويم، التقاويم المتعددة، حجز وقت للتركيز، والمنطقة الزمنية.
موعد أم اجتماع؟
- موعد (Appointment): لك وحدك في تقويمك (طبيب، أو وقت تركيز).
- اجتماع (Meeting): تدعو فيه آخرين، فيصلهم بريد دعوة ويردون عليه.
إنشاء اجتماع
- افتح التقويم (الأيقونة في الأسفل أو الجانب).
- اجتماع جديد (أو اضغط مرتين على الوقت في التقويم).
- العنوان: واضح («مراجعة ميزانية الربع الأول»).
- الحضور: أضف البريد (مطلوب، أو اختياري).
- الوقت: البداية والنهاية.
- المكان: قاعة، أو اجتماع Teams (زر تفعيله يضيف رابط الاجتماع تلقائيًا).
- الوصف: جدول الأعمال والمرفقات.
- إرسال.
مساعد الجدولة
تبويب مساعد الجدولة (أو «الجدولة») يعرض أوقات انشغال الحضور (في نفس المؤسسة)، فتختار وقتًا متاحًا للجميع دون رسائل ذهاب وعودة. وأوتلوك يقترح أوقاتًا.
الرد على الدعوات
- قبول، أو مبدئي، أو رفض.
- اقتراح وقت جديد إن لم يناسبك.
- أضف رسالة لصاحب الدعوة إن لزم.
- لا تحذف الدعوة دون رد؛ صاحبها لا يعرف هل ستحضر.
المتكرر
في الموعد أو الاجتماع: تكرار ← يوميًا، أو أسبوعيًا (كل أحد)، أو شهريًا، وتاريخ الانتهاء. للاجتماعات الأسبوعية ومواعيد الأدوية وغيرها.
التذكيرات
- اضبط التذكير: 15 دقيقة قبل الاجتماع، أو يوم قبل المواعيد المهمة.
- التذكير يظهر على الكمبيوتر والجوال (تطبيق أوتلوك).
إدارة وقتك
- احجز وقت تركيز: مواعيد لك «عمل مركز» حتى لا يحجزها أحد للاجتماعات.
- أوقات الصلاة: احجزها كمواعيد متكررة (مشغول) حتى لا تُحجز فوقها الاجتماعات.
- ساعات العمل: الإعدادات ← التقويم ← حدد ساعات عملك؛ يظهر للآخرين متى أنت متاح.
- اجتماعات أقصر: 25 أو 50 دقيقة بدل 30 أو 60 (إعداد «إنهاء الاجتماعات مبكرًا») لتأخذ استراحة بينها.
- الألوان (الفئات) لأنواع المواعيد.
مشاركة التقويم
- مشاركة ← أضف شخصًا ← اختر الصلاحية: «يمكنه رؤية متى أكون مشغولًا»، أو «رؤية العناوين والأماكن»، أو «رؤية كل التفاصيل»، أو «التحرير».
- للسكرتير أو الفريق.
- فتح تقويم زميل (إن شاركه): «إضافة تقويم».
تقاويم متعددة
- أنشئ تقويمات منفصلة (العمل، والعائلة، ومشروع) وأظهرها معًا أو بالتبديل.
- أضف تقاويم الإجازات الرسمية لبلدك.
- اربط تقويم جوجل (اشتراك برابط) إن احتجت.
المنطقة الزمنية
مع زملاء أو عملاء في دول أخرى: الإعدادات ← التقويم ← المناطق الزمنية؛ أضف منطقة ثانية تظهر بجانب التقويم. وأوتلوك يحول وقت الاجتماع تلقائيًا لكل مدعو.
الإلغاء
إن ألغيت اجتماعًا: إلغاء الاجتماع مع رسالة اعتذار؛ يصل الحضور إشعار ويُحذف من تقاويمهم.