تعلّم كيف ‹ 🖥️ كمبيوتر
✅ التحقق من صحة البيانات
كيف تمنع الأخطاء عند إدخال البيانات في إكسل بأداة التحقق من صحة البيانات: القوائم المنسدلة (من قائمة مكتوبة أو نطاق)، تحديد الأرقام والتواريخ بحدود، طول النص، رسائل الإدخال والخطأ، القوائم المتتالية المعتمدة، منع التكرار بصيغة مخصصة، ودائرة البيانات غير الصالحة.
لماذا؟
أخطاء الإدخال (كتابة «القاهره» و«القاهرة» و«cairo» لنفس المدينة، أو درجة 150 من 100، أو تاريخ خاطئ) تفسد التقارير والصيغ. التحقق من الصحة يمنع الخطأ من البداية.
الوصول
حدد الخلايا ← تبويب البيانات ← التحقق من صحة البيانات.
1. القائمة المنسدلة (الأشهر)
- «السماح»: قائمة.
- «المصدر»:
- اكتب الخيارات مفصولة بفواصل:
نعم,لاأوالقاهرة,الجيزة,الإسكندرية(أو فاصلة منقوطة حسب إعدادات جهازك). - أو نطاق فيه الخيارات في ورقة أخرى:
=Lists!$A$2:$A$20(أفضل للقوائم الطويلة؛ تعدّلها في مكان واحد).
- اكتب الخيارات مفصولة بفواصل:
- موافق؛ يظهر سهم في الخلية لاختيار القيمة.
نصيحة: اجعل مصدر القائمة جدولًا (Ctrl+T) أو استخدم نطاقًا مسمى؛ إن أضفت خيارًا جديدًا يظهر تلقائيًا.
2. الأرقام
- «السماح»: عدد صحيح أو عشري.
- «البيانات»: بين، أو أكبر من، أو أقل من...
- مثال: الدرجة بين
0و100، والكمية أكبر من0، والعمر بين18و65.
3. التواريخ
- «السماح»: تاريخ.
- مثال: بين بداية ونهاية السنة، أو لا يتجاوز اليوم: أقل من أو يساوي
=TODAY()(لتاريخ الميلاد أو تاريخ فاتورة سابق).
4. طول النص
«السماح»: طول النص؛ مثال: رقم الجوال يساوي 11 خانة، أو الرقم القومي 14.
5. صيغة مخصصة
- منع التكرار (مثلًا رقم الموظف): حدد العمود من A2، و«مخصص»:
=COUNTIF($A$2:$A$1000, A2)=1 - بريد إلكتروني يحتوي @:
=ISNUMBER(SEARCH("@", B2)) - نص فقط:
=ISTEXT(C2)
6. رسالة الإدخال
تبويب «رسالة الإدخال»: تظهر عند تحديد الخلية لتوضيح المطلوب («أدخل الدرجة من 0 إلى 100»).
7. تنبيه الخطأ
تبويب «تنبيه الخطأ»:
- إيقاف: يمنع القيمة الخاطئة تمامًا.
- تحذير: ينبه ويسمح بالاستمرار.
- معلومات: ينبه فقط.
- اكتب رسالة واضحة: «الدرجة يجب أن تكون بين 0 و100».
8. القوائم المتتالية (المعتمدة)
مثال: اختر المحافظة فتظهر مدنها فقط في الخلية التالية:
- اكتب مدن كل محافظة في عمود، وسمِّ كل نطاق باسم المحافظة (الصيغ ← تعريف اسم؛ الأسماء بلا مسافات).
- القائمة الأولى: المحافظات.
- القائمة الثانية: المصدر
=INDIRECT(A2).
فحص البيانات الموجودة
التحقق لا يفحص البيانات المكتوبة قبله. للفحص: التحقق من صحة البيانات ← «وضع دائرة حول البيانات غير الصالحة»؛ تظهر دوائر حمراء حول الأخطاء.
تنبيه
اللصق فوق الخلايا قد يتجاوز التحقق؛ احمِ الورقة، أو استخدم «لصق القيم» بحذر.